Die BVV möge beschließen:
Das Bezirksamt wird aufgefordert, gemeinsam mit dem Büro der BVV ein Konzept zu erstellen, das Ratsinformations ALLRIS so weiterzuentwickeln, dass die Grundlagen für eine ausschließliche elektronische Nutzung gegeben sind.
Die noch einzurichtende Arbeitsgruppe „Weiterentwicklung ALLRIS“ (siehe Drucksache „Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems ALLRIS 1“) der BVV ist bei der Erstellung der Anforderungen sowie bei der Ausarbeitung des Konzepts einzubeziehen.
Dabei sollen u.a. die folgenden Punkte betrachtet werden:
Bereitstellung einer entsprechenden technischen Ausstattung (z.B. ein Tablet) für die Arbeit der Bezirksverordneten.
Einrichtung eines E-Mail-Postfachs für jede/jeden Bezirksverordnete/n im Rahmen ihres/seines Mandats zur Abwicklung sämtlicher Kommunikation.
Der Versand von Unterlagen erfolgt perspektivisch (und nach Umsetzung des Konzepts) ausschließlich elektronisch.
Bei der Umsetzung und dem Betrieb müssen die entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen berücksichtigt und umgesetzt werden, um den Schutz von nichtöffentlichen Informationen und personenbezogenen Daten zu gewährleisten.
Implementierung eines Benachrichtigungssystems über neue Informationen (z.B. eingestellte Einladungen oder Vorlagen zur Kenntnisnahme) im ALLRIS.
Es sollen möglichst Kooperationen mit anderen Bezirken geschlossen werden, um vorhandene Erfahrungen zu nutzen und eine gemeinsame (kostensparende) Weiterentwicklung des ALLRIS zu ermöglichen.
Notwendige finanzielle Mittel sind im Haushalt 2020/2021 bereit zu stellen.
Die Umsetzung des Konzepts soll bis zum Ende der 5. Wahlperiode erfolgen. Der BVV ist dabei regelmäßig Bericht zu erstatten.
Das Konzept ist spätestens bis zum 30.06.2019 vorzulegen.
Der BVV ist bis zum 31.12.2018 ein Zwischenbericht vorzulegen.
Begründung:
Die Zielsetzung der Digitalisierung der Verwaltung und von Verwaltungsvorgängen, muss auch auf die BVV übertragen werden. Eine papierlose Arbeit aller Bezirksverordneten und Fraktionen im Rahmen der BVV-Tätigkeit ist dabei perspektivisch anzustreben. Dafür müssen für das Büro der BVV, für die Bezirksverordneten und für die Fraktionen die entsprechenden technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Darüber hinaus muss gewährleistet werden, dass vertrauliche Informationen durch das System (oder die Systeme) auch besonders geschützt werden.
Die Einführung dieser Veränderungen und die Umstellung der Arbeitsweisen und -abläufe sind nicht kurzfristig zu realisieren. Die Erarbeitung eines Konzepts und dessen Umsetzung wird zudem absehbar längere Zeit dauern. Gerade deswegen muss dies umgehend und nachdrücklich angegangen werden.
Insbesondere in die Erarbeitung der Anforderung ist die noch einzurichtende Arbeitsgruppe “Weiterentwicklung ALLRIS” einzubeziehen.
Weitere Informationen:
Weitere Informationen und der Bearbeitungsverlauf des Antrags befinden sich auf der Website der BVV Charlottenburg-Wilmersdorf:
https://www.berlin.de/ba-charlottenburg-wilmersdorf/politik/bezirksverordnetenversammlung/online/vo020.asp?VOLFDNR=6616
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